社会人２年目のペーペーなりに考えた優先順位の付け方
自粛ムードの中の連休は、気持ちの余裕が生まれて体力気力が有り余る。
ということで、なんと二年ぶりに２日連続更新！
今回のテーマは、優先順位の付け方！
仕事でも、日常生活（特に家事）でも、優先順位の付け方は重要なマターではないだろうか。（変にカタカナ用語使っちゃった）
今回は主に、私の仕事上の優先順位の付け方をまとめていくのだが、
大前提として、私は事務職でパソコン作業が業務の大半を占めているということを断っておく。
組んだ予定に反して、新たな仕事がどっさり来てしまった時、どれから手を付けたらよいのか分からず、焦ってしまうことはないだろうか。年次が浅いほど、わかりみが深いはず。
でも優先順位の付け方を意識すれば、焦りも少しは軽減できる。
私は社会に出てまだ一年足らずのため、堂々とこのように偉そうにまとめていくのは恐縮だが、伊達に一年働いたわけではないので、社会人二年目のペーペーなりの仕事術ということで今回はまとめていく。
３つのカテゴリー分け
以前就活の際に、ベンチャー企業のお偉いさんに教えてもらったのだが、ひとえにTo Doリストといっても、もちろん全てが同じ優先度とは限らない。そこで優先度を決める際に参考になるのが下記の３つのカテゴリー分けである。
①今日やるべきこと / ②今日やりたいこと / ③今日やった方がよいこと
①今日やるべきこと
その日の１６時までに手続きを済ませなければいけない業務など、締め切り時間がタイトなうえ、その締め切りを逃すと社内的にアウトな業務。
また、その日中に対応してくれと顧客にお願いされた案件。
②今日やりたいこと
日々の業務内容の振り返りや、無駄の改善策を考えること。ド丁寧な掃除など。時間の制限や締め切りは特にない。他人の目は関係なく、ただ自分がやりたいと考えていること。
③今日やった方がよいこと
締め切りは２、３日後など、納期に若干の余裕があるものの、後回しにせず、取り組んだ方が後々ゆとりが生まれるため、早めに取り組んできたい業務。
カテゴリ別の優先順位の付け方
私の場合、優先順位の付け方は、
①今日やるべきこと→③今日やった方がよいこと→②今日やりたいことである。
例えば、９時から１８時が定時だとしたら、
その日の午前中に、①今日やるべきこと を終わらせる。終わらせるべき締め切り時間の早さ順に片づけていく。
少しでも時間のゆとりのある午前中に終わらせることによって、焦らずにより正確に取り組める。そして、内容を再確認する時間が後々生み出せる。
（納期も正確さもカバーできる！）
午後からは③今日やった方がよいこと に取り掛かりつつ、急に舞い込んだ急ぎ案件を裁いていく。電話や声掛けという邪魔も入りつつ、業務をこなしていく。
そして時間が余れば②今日やりたいこと をやる。’時間が余れば’なので、週２で②に取り組めたら、まあ理想的といった感じ。
基本の流れはこれだが、実際は午前中にも急な問い合わせに対する対応や電話応対などが入り、だんだん後ろにずれていき、③もほぼできずに定時やん！という日もあるが、、、
業界柄、自分の想像通りに仕事が進む日は皆無だが、
このような優先順位の付け方を意識することで、焦りや不安が軽減され、
時間の制約があるなか、正確に、業務をこなせることが増えてきたと思う。
しかし、私はぺーぺーOL。もっと効率的でもっと賢いやりかたはたくさんあるはずだ。それらはこれから日々教えてもらうなり発見するなりしてさらに知見を得るしかない。
今回の記事内容は２年目のペーペーなりに考えたやり方であり、職種、業界によってはそっくりそのまま当てはまらないことも多々あるかもしれない。そこに関しては多めに見ていただきたいが、少しでも良いと思ってくれた方がいれば嬉しい。
